gebruik maken van verschillende kwaliteiten en ervaringen van de bestuurder van de vrijwilligersorganisatie

Besturen in minder uren?

Hoe je van een DOE-bestuur naar BELEIDS-bestuur groeit

Meer dan 10 uur per week vergaderen en actief bezig zijn als bestuurder van een vrijwilligersorganisatie. Soms is het de gewoonste zaak van de wereld.  Tijd en aandacht worden opgeslokt door o.a. de ledenadministratie, allerlei eenmalige evenementen,  het zoeken naar vervangers, gesprekken met sponsoren,  bardiensten, updates op de website, onderhoud en schoonmaken accommodatie.

Er wordt veel werk verricht met weinig mensen. Als bestuurder ben je druk, maak je veel uren en draag je in je eentje of met een kleine groep bijna de gehele vrijwilligersorganisatie. Dat kan en mag het besturen van een vrijwilligersorganisatie niet inhouden. Het is onwenselijke vanuit een persoonlijk standpunt, en ook vanuit het organisatorische.

Het DOE-bestuur: risico en klachten

Als bestuurder zit je namelijk vaak helemaal niet te wachten om zoveel tijd te investeren in vrijwilligerswerk. En er zijn teveel risico’s aan verbonden aan deze werkwijze. Drie redenen:

  • Het is kwetsbaar. Wat gebeurt er als een dragende kracht onverhoopt wegvalt, tijdelijk of definitief? Veel kennis en ervaring gaat dan verloren.
  • Het is niet wenselijk als er te veel kennis en dus macht in de handen van enkelen ligt. De mechanismen van overleg, controle en inspraak dreigen dan te verwateren waardoor besluitvorming matig kan zijn en draagvlak ontbreekt.
  • Opvolging is vaak een probleem. Want wie zit er nu te wachten om in een bestuur te stappen waar men direct veel, te veel, inzet verwacht?

Verkeerde oplossing

Soms, ter verlichting van het vele werk in een DOE-bestuur, worden er nieuwe bestuurders ingevlogen zodat het werk verdeeld kan worden. Waar men echter geen rekening mee houdt dan is dat afstemming ingewikkelder wordt en dat vergaderen langer zal duren omdat er meer stemmen zijn.
Soms gaat het zelfs zover dat een te groot bestuur vervolgens wordt opgeknipt in een algemeen en dagelijks bestuur. Het resultaat is dat zaken nog complexer worden.

Doorbraak

Meer bestuursleden, harder en meer werken, dat zijn dus niet de oplossingen voor het krachtig besturen van een vrijwilligersorganisatie. Dat wordt eerder een vicieuze cirkel van toenemend werk. Niet echt aantrekkelijk om te blijven als bestuurder of om nieuw in te stappen. Het geklaag over dergelijke situaties zal aanhouden, maar dat helpt niet veel. Een enkeling zal mogelijk eraan gehoor geven om mee te helpen. Maar het zou beter zijn om de zaken structureel aan te pakken.
Door het bestuur door ontwikkelen van een DOE-bestuur naar een BELEIDS-bestuur.

BELEIDS-bestuur

Een BELEIDS-bestuur werkt als volgt:

  • een klein en compact bestuur van bijvoorbeeld vijf personen
  • iedere bestuurder heeft een eigen aandachtsgebied passend bij diens ervaring en kwaliteiten, voorbeelden daarvan zijn: financiën, externe contacten, (vrijwilligers)beleid en organisatie
  • het bestuur werkt vanuit een helder plan (beleid) met doelen en een taakverdeling
  • het bestuur zet de lijnen uit en motiveert en stimuleert de vrijwilligers om mee te helpen in commissies, projectgroepen, taakgroepen en bij evenementen
  • het bestuur controleert of afspraken worden nagekomen en past plannen en beleid aan door evaluatie
  • het bestuur is open, werkt transparant en past hoor en wederhoor toe in de gehele organisatie om betrokkenheid en draagvlak te stimuleren

Het vormen van een BELEIDS-bestuur is een groeimethode waarbij het vele werk van het bestuur breder wordt gedeeld en verdeeld in de vrijwilligersorganisatie. Het bestuur kan doen waar het voor is aangesteld, namelijk besturen. Het werk is verdeeld in kleinere taken en opdrachten zijn verdeeld over meer vrijwilligers.

Stap-voor-stap

Als je de keuze maakt voor een BELEIDS-bestuur dan is het zaak om dat stap voor stap te doen. Een te grote verandering ineens kan leden afschrikken en motivatie doen verminderen. Het besturen van een vrijwilligersorganisatie is mijn optiek altijd zorgen dat er een logische lijn van het verleden, via het heden en naar de toekomst wordt gelegd. Met te grote sprongen en te hoge ambitie zullen leden, deelnemers en belanghebbenden aansluiting en herkenning gaan missen.

 

Voorbeeld van beleid gemaakt tijdens een workshop ‘Krachtig Besturen’

Laaghangend fruit

Start daarom met kleine veranderingen, vang aan met het plukken van het laaghangende fruit. Dat is immers eenvoudig en snel te pakken. Voorbeelden daarvan zijn vergaderen op hoofdlijnen (geen details in de bestuursvergadering), maximaal drie onderwerpen per vergadering, een kleine taak als website-beheer in een commissie beleggen en het werken met taakportefeuilles.
Vooral eenmalige werk is ideaal om buiten het bestuur uit te voeren. Dit vraagt namelijk maar om een eenmalige en overzichtelijke inspanning en heeft een helder eindpunt, waardoor een vrijwilliger weet waaraan hij/zij toe is.

Vicieuze cirkel

Met de vrijgekomen tijd in het bestuur, ontstaat er ruimte om andere en verdere stappen te maken. In het delegeren van taken en met motiveren van nieuwe krachten rondom het bestuur in de organisatie.
De vicieuze cirkel is doorbroken. Dat is het belangrijkste.
Is er geen algemene weg hoe tot een BELEIDS-bestuur te komen.
Dat is per situatie verschillend, per bestuur zelf te bepalen.

 

Meer weten of laten inspireren?

 

Workshop en Inspiratie-sessie

Zoek je meer inhoud, ervaring en inspiratie als bestuurder, betrokken expert en professional?
Kijk dan bij workshops of inspiraties-sessie ‘Krachtig Besturen en Bestuurlijke Vernieuwing’ hoe ik je verder help.

 

De cover van de reader 'Krachtig Besturen en Bestuurlijke Vernieuwing'

Handboek ‘Krachtig Besturen en Bestuurlijke Vernieuwing’

Handboek ‘Krachtig Besturen…’

Wil meer weten over en je verder ontwikkelen in
Krachtig Besturen en Bestuurlijke Vernieuwing‘?
Vraag het handboek aan. Bordevol handige tips, verdieping, achtergronden en direct toepasbare instrumenten.
Een mailtje ovv ‘Handboek Krachtig Besturen’  is voldoende om de reader in PDF-bestand te ontvangen in je mailbox.