Agenda en notulen

door

 

 

Belangrijke instrumenten bij het besturen en het vergaderen zijn de agenda en de notulen.

Een podcast over hoe je handig een doelmatige een agenda opstelt en over welke soorten agenda-punten er zijn.
Tevens een aantal inzichten over het maken van notulen en het nut ervan.

 

 

 

Tijd

Agendapunten hebben betrekking op:

  • VERLEDEN       controle, wat is er gebeurd?
  • NU                    wat moet er georganiseerd en aangepakt worden?
  • TOEKOMST     wat is/wordt het beleid? wat zijn de plannen voor later?

 

Aard

Bij ieder van deze drie type agendapunten kan een ander soort gesprek worden gevoerd.  Er zijn vijf soorten gesprekken die gevoerd kunnen worden met ieder een ander soort uitkomst:

  • informerend: wat is de voortgang bij het werven van een nieuwe voorzitter
  • hulpvraag: een lastige kwestie voor voorgelegd aan het bestuur, bijvoorbeeld over een ruzie in een commissie
  • besluitvormend: een besluit over de hoogte van lidmaatschapsgelden
  • meningsvorming: moeten wij als vereniging ons meer gaan richten op andere groepen?
  • verkennend: wat zou er kunnen gebeuren als een subsidie niet wordt toegekend?

Het is verstandig om op de agenda te vermelden wat er met een agendapunt moet worden bereikt; wat voor soort gesprek je wenst te voeren. Als je dat weet als technisch voorzitter dan kun je daar op sturen, voor o.a. meer diepgang en effectiviteit.

Reflectie

Een hulpmiddel om de tips uit de podcast toe te passen is om een keer te klokken tijdens een bestuursvergadering hoeveel tijd er aan verleden, nu en toekomst wordt besteed.

Met welke praktische tip(s) uit de podcast maak je direct een sprong in effectiviteit?

Is de rol van de secretaris is je huidige bestuur voldoende sturend en organiserend?

Gerelateerde lessen

Deze podcast heeft veel relatie met de lessen die gaan over:

  • het technisch voorzitten van gesprekken en vergaderingen
  • het maken van portefeuilles voor bestuursleden
  • het bestuursdashboard