De WBTR-checklist: zo bestuur je ‘WBTR-proof’

Nieuwe statuten nodig per 1 juli 2026?

 

Iedere vrijwillige bestuurder van een vereniging of stichting heeft te maken met de WBTR, de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen.

Deze wet voorziet in de kwaliteit en de betrouwbaarheid van het besturen. Nevendoel, al is dit gelukkig in de regel niet direct van toepassing bij vrijwillige bestuurders, is om wanbestuur, misbruik, uitwassen en criminele handelingen tegen te gaan en te voorkomen.

De WBTR streeft erna dat het bestuur van verenigingen en stichtingen beter en duidelijker wordt.

 

De belangrijkste onderdelen van de WBTR

1: Je bent een bestuurder die zich inzet voor het algemeen belang van de stichting/vereniging.

2: Eigen belang en belangenverstrengeling is uit den boze: bij persoonlijk voordeel doet de bestuurder niet mee in de besluitvorming.

3: Je hebt regels opgesteld als een bestuurder eenmalig (belet) of langdurig (ontstentenis) niet kan deelnemen aan het besturen. Wie vervangt wie? Hoe verloopt het stemmen bij afwezigheid? Hoe lang mag bestuurder afwezig zijn alvorens te vervangen? In principe staat de werkwijze voor afwezigheid in de statuten. Zo niet, maak een apart afspraak hierover en neem deze op in je huishoudelijke reglement.

4: Een bestuurder mag niet meer dan 50% stemrecht hebben. Mocht dat wel zo zijn dan moeten de statuten (en dus de wijze van besluiten) per 1 juli 2026 op de nieuwe stemverhoudingen zijn aangepast. De meeste vrijwillige besturen zijn gezamenlijk verantwoordelijk volgens de statuten. Nieuwe statuten zijn dan niet nodig.

5: Je kunt als bestuurder aansprakelijk worden gesteld door geleden schade bij ernstig verwijtbaar handelen als o.a. fraude en plichtsverzuim.

6: De rechter kan een bestuurder schorsen en ontslaan in het geval van ernstig plichtsverzuim.

7: Alleen voor verenigingen. De bestuurder en de ALV hebben als besluitvormende organen de mogelijkheid besluiten ongedaan te maken als men de kans niet geeft elkaar te horen.

 

WBTR-proof worden

Nu je weet wat de belangrijkste onderdelen zijn van WBTR, is de vraag: wat kun je als bestuurder doen om naar deze regels te besturen? Hieronder een checklist met concrete adviezen om de WBTR in de praktijk te brengen. Om te zorgen dat je stichting/vereniging ‘WBTR-proof’ is.

 

Bestuur op inhoud: ken je organisatie

Goed besturen begint bij het kennen van je eigen ‘huis’.

• Ken de basisdocumenten. Zorg dat jij en al je mede-bestuurders de inhoud kennen van de officiële documenten, zoals de statuten. Als je ze hebt: lees ook het huishoudelijk reglement, het financiële statuut en het vrijwilligersbeleid.
• Werk nieuwe bestuurders goed in. Geef nieuwe collega’s een gedegen inwerkprogramma, waarbij de bovenstaande stukken centraal staan.
• Voorkom kennis-eilanden. Alle bestuurders moeten van de hoed en de rand weten. Het is niet de bedoeling dat één bestuurder de enige is die iets weet over een belangrijk onderwerp. Dit geldt al helemaal voor de financiën.
• Leg afspraken vast. Maak van belangrijke, terugkerende onderwerpen een officieel document, zoals een statuut of reglement. Dit zorgt voor duidelijkheid voor zowel het huidige als toekomstige besturen en alle betrokkenen. Denk hierbij aan:
  • een financieel statuut
  • een huishoudelijk reglement
  • een onderhouds- of investeringsplan
  • een vrijwilligersbeleid
• Evalueer en pas aan. Kijk minstens één keer per jaar kritisch naar het gevoerde beleid en de genomen besluiten. Pas aan wat nodig is om in te spelen op veranderingen.
• Denk na over je manier van besturen. Bespreek hoe de samenwerking loopt, hoe je omgaat met kritiek (feedback), hoe de sfeer is, de motivatie en de daadkracht.
• Formuleer doelen. Gebruik de evaluaties en reflectie om concrete doelen op te stellen voor verbetering van zowel het bestuur als de organisatie.

 

De manier van besturen: transparant en verantwoord

De WBTR legt nadruk op een duidelijke en transparante werkwijze.

• Heb een duidelijk bestuursmodel. Beschrijf taken, rollen en verantwoordelijkheden helder, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.
• Wees volkomen transparant. Laat leden en betrokkenen weten waar de organisatie staat, wat de plannen zijn, en wat de risico’s of mogelijke problemen zijn.
• Scheid beleid en toezicht. Wees je bewust van je taak om beleid uit te voeren én daar toezicht op te houden. Het is verstandig om deze twee taken gescheiden te houden, zeker bij complexe of risicovolle taken (bijvoorbeeld een grote investering).
• Bereid complexe besluiten goed voor. Luister naar verschillende meningen, bespreek de gevolgen en houd je aan het genomen besluit.
• Leg besluiten vast en deel ze. Houd notulen bij van bestuursbesluiten en publiceer deze, zodat leden en andere betrokkenen ze kunnen inzien.
• Bestuur op basis van feiten. Neem besluiten altijd op basis van onderliggende documenten en actuele informatie, niet zomaar ‘uit de losse pols’.
• Zorg voor een rooster van aan- en aftreden. Spreek termijnen af voor bestuurders en zorg dat er een plan is voor opvolging.Leg dat vast in de statuten, mocht dat al niet het geval zijn.
• Focus op de lange termijn. Probeer uitvoerende, dagelijkse taken zoveel mogelijk buiten het bestuur te organiseren. Dan kunnen bestuurders zich richten op de grote lijnen en de toekomst.
• Bepaal wat voor bestuur je wilt zijn. Bespreek en formuleer hoe jullie als team willen samenwerken: zijn jullie collegiaal, meer zakelijk of resultaatgericht? Dit geeft richting aan de samenwerking.
• Voorkom belangenverstrengeling. Als je een persoonlijk belang hebt bij een besluit (zeker als je er zelf financieel beter van wordt), neem je als bestuurder niet deel aan die besluitvorming. Wees altijd transparant hierover en trek je bij twijfel liever terug.
• Wees eerlijk als het mis dreigt te gaan. Als je signaleert dat er iets structureel fout dreigt te gaan, wees dan transparant, betrek je collega-bestuurders en zoek hulp binnen of buiten de organisatie.

Ken de risico’s: zekerheid voor alles

Goede bestuurders kennen de risico’s van hun organisatie en beperken die zoveel mogelijk.

• Inventariseer risico’s. Breng periodiek de grootste risico’s in kaart (bijvoorbeeld brand in de accommodatie, ongevallen met speeltoestellen). Maak vervolgens beleid om het risico te voorkomen én om te weten wat je moet doen als het toch optreedt.
• Bouw een financiële buffer op. Zorg voor voldoende reserves om onverwachte tegenvallers op te vangen.
• Vermijd solo-functies en solo-toegang. Belangrijke zaken moeten niet afhankelijk zijn van één persoon. Denk aan sleutels van gebouwen, bankcodes, wachtwoorden van de website. Zorg voor dubbele controle.
• Werk altijd met een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Dit geldt zeker als je werkt met kwetsbare groepen.

 

Ken de financiële risico’s: behoudend en dubbel gecheckt

Financiën zijn een belangrijk aandachtspunt.

• Snap de geldstromen. Zorg dat je bekend bent met de financiële verplichtingen, risico’s en de manier waarop het geld binnenkomt en wordt uitgegeven.
• Ga geen grotere financiële verplichtingen aan dan je kunt dragen.
• Wees behoudend. Een stichting of vereniging is geen commercieel bedrijf. Beperk risico’s en ga voorzichtig om met het geld.
• Vermijd afhankelijkheid. Probeer niet te afhankelijk te worden van één enkele geldbron.
• Werk met betaallimieten en dubbele goedkeuring. Stel limieten in voor bankoverboekingen per dag, week en maand. Laat hogere bedragen altijd door twee bestuurders goedkeuren.
• Beperk contant geld. Als je met contant geld werkt, zorg dan altijd voor ‘vier ogen toezicht’, bijvoorbeeld door de onafhankelijke kascommissie.
• Bewaar alle bonnen. Alle uitgaven moeten onderbouwd zijn met bewijsstukken.

 

Gebruik deze lijst voor verbetering

Deze lijst is lang, maar laat je niet ontmoedigen. Je kunt als bestuur niet van de ene op de andere dag aan alle voorwaarden voldoen. Dus:

• Ga het gesprek aan. Gebruik deze lijst als startpunt om met je mede-bestuurders te bespreken wat jullie al goed doen en wat beter kan.
• Pak de grootste risico’s aan. Begin met de onderwerpen waar het risico het grootst is en waar je de meeste verbetering kunt realiseren. Werk stap voor stap naar een hoger niveau van besturen.

 

Nieuwe statuten nodig per 1 juli 2026?

Je hoeft de statuten niet direct aan te passen als deze de WBTR-wijzigingen nog niet bevatten. De wetgever staat toe dat dit wordt gedaan op een natuurlijk moment, bijvoorbeeld bij een al geplande statutenwijziging.
Wordt er een nieuwe vereniging of stichting opgericht? Dan moeten de statuten direct WBTR-conform zijn.

Je moet de statuten wel aanpassen als niet aan de ‘maximaal 50% stemrecht’ wordt voldaan zoals eerder vermeld. Dat wil zeggen als één bestuurder meer stemrecht heeft dan de rest samen. In dat geval moeten de statuten zijn aangepast per 1 juli 2026.

Neemt niet weg dat je als bestuur wel vanaf het ingaan van de WBTR de regels ervan te volgen hebt.

 

De ‘Gulden Regel’

Blijf tot slot altijd je gezonde verstand gebruiken.
Wat mij betreft zou het over de onderstaande uitgangspunten eens kunnen hebben in je bestuur:

• Blijf met elkaar in gesprek, juist ook met degenen die een andere mening hebben.
• Neem nooit een besluit over iets dat je niet volledig begrijpt.
• Ken de grenzen van je eigen kennis en zoek hulp of informatie als je twijfelt.
• Volg nooit zomaar iemand die zegt dat hij of zij het wel weet.
• Als je iets niet begrijpt, ligt dat vaak niet aan jou, maar aan de ander die het niet helder kan uitleggen. Blijf vragen stellen totdat je het onderwerp echt doorgrondt

 

Let op: geen garantie

Deze lijst helpt je om de meest voor de hand liggende risico’s te voorkomen en de gevolgen van het onverwachte te beperken. Helaas kan er altijd iets onverwachts gebeuren. Door de ‘Gulden Regel’ toe te passen en je aan de richtlijnen te houden, beperk je de mogelijke gevolgen van risico’s voor jou en het bestuur enorm.