Ruimte geeft kracht aan de groep

Of hoe je de dialoog inzet voor daadwerkelijk resultaat.

 

Dialoog over flexibiliteit

Het managementteam van een gemeentelijke organisatie heeft moeite om een cultuur van flexibiliteit en aanpassingsvermogen te stimuleren. In een steeds veranderende omgeving zijn deze waarden vanzelfsprekend volgens het management, maar ze komen mondjesmaat van de grond en zijn te weinig zichtbaar. Het management wil een snellere gedragsverandering. Er is al eerder het nodige geïnvesteerd in organisatie-ontwikkeling, zonder echt resultaten te behalen.

Aan welke knoppen kan het management draaien om wel die verandering op gang te brengen? De dialoog brengt onverwachte krachten tot leven.

Stap 1: De geest oprekken

Ik zit met het MT aan een ovale tafel, iedereen is voorzien van pen en papier. De eerste vraag is om 2 minuten na te denken over het onderwerp ‘flexibiliteit’. Wat houdt flexibiliteit voor je in? Wat zijn je ervaringen? Hoe werkt het voor jou zelf? Wat betekent het?
‘Ik wil geen oplossingen voor het vraagstuk en geen verklaringen hoe het zo gekomen is’, dat zeg ik duidelijk erbij. In stilte is men geconcentreerd aan het werk.

 

Veelsprekers waren rustiger en rustigen hadden nu ruimte om hun verhaal te doen.

 

Stap 2: Breed verkennen: alles is goed

Na 2 minuten zetten we stap 2: alle antwoorden en ideeën die zojuist zijn opgeschreven worden geïnventariseerd. Ik nodig uit tot kort en bondig antwoorden, daarbij stuur ik op luisteren en begrip. Iedereen komt aan de beurt en ik zorg voor gelijke spreektijd. Er mag niet worden gediscussieerd en geargumenteerd. Men mag wel verhelderende vragen aan elkaar stellen. Het gaat om begrip en inzicht. Ik let goed op dat de vraag van stap 1 wordt beantwoord en dat er geen oplossingen en verklaringen worden gegeven. Daarbij stimuleer ik antwoorden die voortkomen uit eigen ervaringen. Theorieën, horen-van verhalen en stel-dat betogen kap ik af.

Ik merk dat deze wijze van spreken met elkaar ongewoon voor ze is. Sommige moeten zich echt inhouden, al gaat dat stapje voor stapje eenvoudiger. Langzamerhand ontstaat er rust, concentratie en evenwichtig in het gesprek. Het wordt ook lekker concreet door het achterwegen laten van theorieën, verklaringzoekerij en afdwaalbetogen. We zijn op de helft;  een van de managers vraagt of we wel voldoende vaart maken….of het iets gaat opleveren al die rust.

 

Stap 3: Inzichten van de actuele situatie

In de derde stap vraag ik de deelnemers welke persoonlijke inzichten er zijn ontstaan. Welke wenkende perspectieven groeien. Een ieder krijgt 2 minuten om een antwoord voor te bereiden. Bij de inventarisatie is het wederom een kwestie van kort en bondig formuleren, luisteren en verhelderende vragen stellen. Ik blijf streng door te stellen dat er niet mag worden gediscussieerd en geargumenteerd. En ook hier weer komt iedereen aan bod, met gelijke spreektijd.

 

de dialoog:
de kunst van het minder spreken en meer resultaat

 

Stap 4: Wat staat je te doen?

In de laatste stap van deze dialoog vraag ik wat de deelnemer onder ogen heeft te zien op basis van de inzichten uit de eerdere stappen. ‘Wat je doen hebt, of juist te laten?’. Twee minuten stilte ter overdenking. Dan volgt de inventarisatie die korter en bondiger dan de rondes hiervoor, dat is mooi. Het doorvragen gaat goed. En als vanzelf zonder al te veel te hoeven sturen, word de conclusie getrokken dat zelfgekozen flexibiliteit eenvoudiger op te pakken is dan ‘opgelegde en gevraagde’ flexibiliteit.

Op mijn vraag: ‘Wat gaan jullie doen op basis van deze dialoog’, is het unanieme antwoord: ‘Wij besluiten, als management om in gesprek te gaan met de medewerkers over de ‘opgelegde’ flexibiliteit. Flexibiliteit kun je niet top-down implementeren. Blijkbaar hebben we dat over het hoofd gezien. We gaan onze medewerkers anders stimuleren’.

 

Na twee uur is het MT verbaasd dat ze met zoveel rust en weinig woorden zoveel resultaat boeken.

 

Variaties en zelf doen

Tijdens de nabespreking hoor ik de verbazing dat ze met zoveel rust en weinig woorden zoveel resultaat hebben weten te bereiken. Ook de man die halverwege zijn verontrusting kwam melden is om: ‘hoe is het toch mogelijk dat we een vraagstuk dat vast leek te zitten in zo’n kort tijdsbestek verder kunnen brengen. Het antwoord weten ze zelf:
Ze hebben de kracht van de groep aangesproken door: te luisteren en te vragen, in alle rust en stilte, waarbij er ruimte was voor iedereen. Veelsprekers waren rustiger en rustigen hadden nu ruimte om hun verhaal te doen. Hierdoor is een rijkere schakering aan inzichten ontstaan, een breder en rijker begrip waar men nu verder mee kan.

Probeer het maar eens. Deze techniek kun je op vele onderwerpen en vraagstukken toepassen.
Het is een verademing. Hieronder tot slot een aantal tips die daarbij kunt gebruiken. Succes.

 

 Hoe een dialoog bevorderen?
Tips voor de gespreksleider:

  • stimuleer een sfeer van veiligheid en vertrouwen
  • nodig uit tot kort en bondig spreken, heldere antwoorden
  • let erop of vragen daadwerkelijk worden beantwoord, of wordt er om de vraag heen gesproken?
  • stuur op begrijpen en ontdekken
  • benoem ontwijkend gedrag van de deelnemers, zoals passiviteit, te veel details geven, buiten jezelf leggen, of zo-moet-het gedrag
  • besteed aandacht aan het meta-gesprek over de bovenstaande tips

 

Leuk dat je dit blog hebt gelezen. Heb je interesse en wil je meer weten hoe jij de dialoog inzet voor jouw team, ga dan naar  ‘Van Debat naar Dialoog‘. Daar vind je alles over dè teamtraining voor de publieke sector om team- en organisatievraagstukken fundamenteel aan te pakken.

 

Na de zomer verschijnt mijn boek met de voorlopige titel:

‘Moed, Mate & Autonomie. Handboek voor bewuste leiders’

Wil je alvast een voorpublicatie ontvangen? Laat je me dat dan weten rechts bovenaan deze pagina [als je dit mobiel leest, graag een e-mail zenden aan mij].

Volg mij op linked-in, facebook of Twitter (@frankhoes).
En deel dit blog als het je heeft geïnspireerd!
Dank je.

 

Lees ook mijn andere blog over de ‘kracht van de groep’: Leiderschap is ook: niets durven doen.